顧客メモの書き方　残す 5 項目・会う前の 3 分予習・書かないほうがいいこと

顧客メモに残す 5 項目

会ったあと 5 分で書ける量にします。迷ったら、この 5 つだけで十分です。

「今日の話題」は、行き先や会社名のような細かいことまで書かなくて大丈夫です。あとで思い出すきっかけになれば十分です。

1 行目には「次に話すこと」を書く

メモを開いたとき、最初に目に入るのは 1 行目です。ここに次に会ったときの最初のひと言を書いておくと、予習がほとんどいらなくなります。

次に会ったら、1 行目を書き換えるだけで更新できます。古い話題は下に残しておけば、来店の流れもあとから追えます。

会う前の 3 分予習

予約が入っている日は、会う前に 3 分だけメモを見返します。

1. 前回のメモを読み返す：話題・好み・次に聞きたいこと
2. そのあと何があったか想像する：出張のあと、忙しい時期のあと、など
3. 最初のひと言を決めておく：「出張どうだった？」から始める
4. 避けたい話題を確かめる：前に表情が曇った話は出さない

最初のひと言が決まっているだけで、会ってすぐの緊張がやわらぎます。

書かないほうがいいこと

メモはスマホを落としたときや、のぞき見されたときのことも考えて書きます。

• 見られて困る悪口・評価：見られても大丈夫な書き方にする
• カード番号・住所などの、仕事に必要のない個人情報：持たない情報は漏れません
• ほかのお客様と比べる言葉：メモは 1 人ずつで完結させる
• 推測だけの決めつけ：「たぶん既婚」ではなく「家族の話は出ない」のように、見たこと・聞いたことだけを書く

スマホのロックをかける、メモを人前で開かない、連絡が途絶えて長くたったお客様のメモは整理する、といった基本を続けるだけでも安心です。

同じ名前のお客様の見分け方

「ゆうさん」が 2 人いる、名字が同じ人が何人かいる、ということはよくあります。名前のうしろに、自分だけが分かる目印を付けておきます。

目印には、見られても困らない言葉を選びます。見た目の特徴や仕事の細かい情報を名前に入れるのは避けましょう。

紙・スマホのメモ・表計算の比べ方

どれが正解ということはありません。続けやすいものを 1 つ選び、1 か所にまとめることがいちばん大事です。

表計算で始めたい人は、顧客リストのテンプレートから始めると、項目を考える手間がはぶけます。