領収書・レシートの保管期間と整理の方法　個人で働く人の保管ルールと、メールで届いた領収書の残し方

領収書の整理方法は「その日・月別・メモ」の 3 つ

整理のルールは少ないほど続きます。次の 3 つだけ決めておきます。

1. もらったらその日に 1 か所へ：家に帰ったら、決めた箱か封筒に入れるだけ。財布に入れっぱなしにしないのがいちばんのコツです
2. 月ごとに分ける：封筒やクリアファイルを 12 個用意して「1 月」「2 月」…と書いておきます。あとで探すときは、まず月から探せます
3. 余白に「何に使ったか」をメモ：日がたつと思い出せなくなるので、入れるときに一言だけ書きます

お客様の名前は、本名ではなく自分で決めた呼び名で十分です。年が終わったら、12 か月分の封筒をまとめて 1 つの箱に入れ、箱に「2026 年分」と書いておきます。

領収書の保管期間は 5 年か 7 年

国税庁の説明では、保存期間は青色申告か白色申告かと、書類の種類で変わります。

出典：国税庁 No.2070 青色申告制度・No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度

迷ったら、箱ごと 7 年とっておくのがいちばん簡単です。青色でも白色でも足ります。箱には「2026 年分・青色」のように年と申告の種類を書いておくと、あとで迷いません。いつから数えて何年か、どの書類が 5 年でよいかなど細かい判断に迷う場合は、税務署に確認してください。

メールやネットで受け取った領収書はデータのまま

ネット通販の領収書、メールで届いた請求書の PDF、サイトからダウンロードした領収書は、法律上「電子取引」と呼ばれます。国税庁の案内では、こうした電子取引のデータは、印刷して紙で残すのではなく、データのまま保存する決まりです。2024 年 1 月からは、印刷したあとにデータを消すことはできなくなりました（国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト 電子取引関係）。

国税庁の資料（令和6年1月からの電子取引データの保存方法・令和8年6月のパンフレット）によると、要件はおおまかに次の 2 つです。

• 見られるようにしておく：データを確認できるパソコンやスマホ、プリンタなどを備え、「日付・金額・取引先」で探せるようにしておく。ただし、2 年前の売上高が 5,000 万円以下の人などは、税務調査のときにデータのダウンロードを求められたら応じられるようにしておけば、探せる仕組み（検索の要件）はいりません
• 書き換えていないことを示す：タイムスタンプ付きのデータを受け取る、訂正や削除の記録が残るサービスで受け取る・保存する、または「データを勝手に直したり消したりしない」というルール（事務処理規程）を決めて守る、のどれか。事務処理規程のサンプルは国税庁のサイトにあります

個人で働く人がまずやるとよいのは、月ごとのフォルダを作ってデータを入れておくことです。紙の封筒と同じ考え方です。

ファイル名に日付・内容・金額を入れておくと、あとで探すのが楽です。

スマホで撮った写真は「探す用の控え」

レシートをスマホで撮っておくのは、なくしたときの備えや、月末に合計するときに便利です。ただし、写真を撮ったから紙を捨ててよい、とはなりません。

紙の領収書を捨てて画像だけで保存するには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の決まりを満たす必要があります。国税庁の資料では、たとえば領収書なら受け取ってからおおむね 7 営業日以内に読み取る、200dpi 相当以上・カラーで読み取る、タイムスタンプを付ける（または期間内に保存したことを確認できるようにする）、訂正や削除の記録が残るシステムを使う、などの決まりがあり、対応したソフトを使うのが一般的だと説明されています（国税庁 はじめませんか、書類のスキャナ保存）。

そこまでしないなら、写真は控え、紙は封筒で保管の 2 本立てがいちばん簡単です。写真は「書類・レシート」というアルバムを作ってまとめておくと、ほかの写真に紛れません。

ここに書いたのは一般的な決まりです。自分の場合にどう残せばよいか迷ったら、税務署か税理士に相談してください。